03 05/2016

6 formas de lidar com os imprevistos de grandes eventos

 Imprevistos nos eventos

 

Feiras, exposições, conferências e congressos - sejam eles artísticos, promocionais, esportivos, culturais, comemorativos ou voltados para os negócios - são eventos que trazem muitas tarefas a serem realizadas, muitas responsabilidades e, invariavelmente, muitos imprevistos. Não se preparar para eles pode significar lidar com aborrecimentos desnecessários ou que poderiam ser evitados.

 

1. Confiança

Contrate ferramentas, fornecedores e colaboradores de confiança. Os dois primeiros garantirão que tudo ocorra conforme combinado e os colaboradores te ajudarão a resolver rápida e eficientemente qualquer problema que possa aparecer.

Dica: um problema muito comum em eventos é a Internet que não funciona/cai toda hora comprometendo o andamento de todo o evento. Opte por serviços tecnológicos que possuam funcionalidades off-line. 

2. Seguro

Uma das responsabilidades do produtor de eventos é garantir a segurança e o bem-estar dos visitantes e seguir todas as normas que evitem ou mininizem o risco de acidentes. Contratar seguro para o seu evento traz tranquilidade ao organizador pois ampara danos a vidas e bens materiais que possam acontecer. 

3. Contratos

Um contrato registra as responsabilidades de fornecedores, locadores do espaço em que será realizado o evento e prestadores de serviços artísticos e/ou culturais e detalha quais são as obrigações, direitos e deveres de cada uma das partes. Além disso, assegura que o organizador do evento não arque com consequências de danos que não foram gerados por ele pois engloba também as punições aplicadas quando o documento não é respeitado.

 

 

4. Estudo

Antes de utilizar ferramentas e tecnologias com as quais você não tem familiaridade, pesquise se há alguma opção mais parecida com as que você já conhece ou faça testes e treinamentos para você e sua equipe. Isso diminuirá o risco de imprevistos acontecerem e comprometerem o andamento do evento. 

5. Planejamento

Ter um planejamento detalhado e completo traz uma visão ampla do evento e permite identificar possíveis riscos e imprevistos. Com esse documento em mãos, reflita como anulá-los. Não será possível eliminar alguns. Para estes, liste o plano de ação caso eles aconteçam.

Dica: Lembre de imprevistos que aconteceram em eventos produzidos por você, por colegas de profissão e em eventos que você frequentou. Por exemplo: fornecedores que não entregaram os produtos ou serviços contratados no prazo, expositores que não compareceram e etc. Inclua estes imprevistos no seu planejamento. 

6. Comunicação

Um sistema integrado que facilite a comunicação entre expositor e organizador ajuda a resolver pequenos problemas e imprevistos rapidamente. Por exemplo: durante o evento, o expositor pode precisar de algum recurso físico, como água, ou um ponto de acesso para internet. Se o sistema for integrado, ele pode fazer a solicitação para o organizador através da plataforma, que por sua vez é integrada com a palatforma de pagamento. 

Seguindo essas recomendações você diminuirá a possibilidade de muitos imprevistos acontecerem. O que não for possível de ser eliminado, será resolvido com muito mais agilidade e eficiência. Bom evento!

 

Tem mais alguma dica para sugerir? Comente abaixo. :)

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