27 05/2016

7 erros comuns na produção de grandes eventos e como evitá-los

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Eventos, especialmente os de grande porte, dão trabalho, exigem muita responsabilidade e, se não houver cuidado redobrado, corre-se o risco de cometer alguns erros. Estas falhas podem trazer problemas grandes e comprometer o seu evento. Conheça quais são os 7 erros mais comuns na produção de grandes eventos e como evitá-los. 

1 - Não planejar

Parece óbvio mas é preciso reforçar: planejamento é a chave do sucesso de um evento. Não caia na tentação de executar direto nem de deixar tudo para a última hora. Planeje, podere, orce e pesquise. Além disso, reflita - ou até mesmo crie e simule cenários - sobre os possíveis imprevistos ou problemas que podem aparecer e tenha um plano B para todos eles. 

2 - Não usar tecnologia

Use e abuse de tecnologias, plataformas e aplicativos para te ajudar a planejar, organizar e executar um evento. Automatize o máximo que for possível. Isso liberará você e sua equipe para concentrar seus esforços em áreas específicas e executar etapas que não podem ser feitas por um software. Por exemplo: estratégia, planejamento e negociação com expositores e patrocinadores. Além disso, lembre-se de que cada evento possui diferentes tipos de problemas e demandam diferentes tipos de soluções. Escolha as ferramentas que melhor atendem as suas necessidades. 

3 - Não se organizar

Esqueça a mesa bagunçada, as dezenas de planilhas de Excel e o caos. Nada disso te ajudará a organizar um evento com maestria. Busque ferramentas que concentrem toda a gestão e informação do evento num único lugar. Isso tratá praticidade e agilidade ao seu dia a dia. 

4 - Não ter um bom relacionamento

Seja com clientes, expositores, patrocinadores, equipe e fornecedores, é preciso construir um bom relacionamento. Não deixe de se relacionar com os clientes antes, durante e nem depois do evento. Isso pode garantir a presença deles em edições futuras e divulgação espontânea. Seu bom relacionamento com expositores e patrocinadores garantirá boas negociações e a participação deles em outros eventos que você realizar. Por último, mas não menos importante, relacione-se bem com sua equipe e seus fornecedores. Eles poderão ser a solução de alguns imprevistos e o apoio para resolver possíveis problemas.

 

Bom relacionamento

 

5 - Não fazer pesquisa de satisfação

Pesquisa é essencial para te ajudar a identificar os pontos que funcionaram e os que não funcionaram muito bem. Um erro é não realizar a pesquisa com todos os públicos envolvidos. Outro erro é não usar as informações que ela traz e aplicar os conhecimentos em eventos futuros. 

6 - Apressar-se

Mantenha a calma. A pressa é inimiga da perfeição, já dizia o sábio. Revise os materiais de divulgação para que eles não contenham erros ou informações incompletas e tire um tempo para refletir e debater com a sua equipe os detalhes do evento, o público-alvo, os canais de divulgação, objetivos a serem conquistados, e etc. 

7 - Ficar por fora das novidades

Esteja sempre antenado às últimas novidades do mercado de eventos, leia entrevistas, vá em outros eventos, pesquise e inove. Esteja atento tanto para novidades em divulgação como em tecnologias que podem encantar os seus visitantes e/ou facilitar a vida dos seus expositores.


Dando atenção a esses pontos, você poderá contornar erros que poderiam ameaçar o bom funcionamento do seu evento.

Tem mais algum erro comum a organizadores de eventos para listar? Conte para nós nos comentários abaixo. 

 

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